Ich hatte ein Problem, das viele kennen: Täglich 50 bis 80 E-Mails — Rechnungen, Newsletter, Kundenanfragen, GitHub-Benachrichtigungen, Behördenschreiben. Und kein wirkliches System dahinter. Ich habe Mails gelesen, halb bearbeitet, liegen lassen. Klassisches Inbox-Chaos.
Dann habe ich beschlossen, das radikal zu ändern — nicht mit mehr Disziplin, sondern mit KI.
Das Problem mit manueller E-Mail-Bearbeitung
Das eigentliche Problem ist nicht das Lesen von E-Mails. Es ist die kognitive Last: Ständig entscheiden, priorisieren, sortieren. Jede E-Mail ist eine kleine Entscheidung. Und Entscheidungen kosten Energie.
Hinzu kommt: Viele E-Mails erfordern immer die gleichen Aktionen:
- Newsletter → löschen
- Rechnung → PDF speichern, Betrag notieren, Fälligkeit im Kalender eintragen
- GitHub-Benachrichtigung → kurz checken, archivieren
- Behördenpost → Paperless, kategorisieren, aufheben
All das ist repetitiv, regelbasiert und perfekt für Automatisierung.
Die Lösung: Eine KI-Assistentin als E-Mail-Manager
Ich habe eine KI-Assistentin eingerichtet, die meine beiden E-Mail-Konten regelmäßig überprüft und folgendes automatisch erledigt:
- Newsletter & Spam → direkt in den Papierkorb, ohne mein Zutun
- Rechnungen & Verträge → PDF herunterladen, in Paperless-NGX hochladen, kategorisieren, Fälligkeit in Google Kalender eintragen
- Wichtige Mails → kurze Zusammenfassung per Telegram an mein Handy
- Behördenpost → archivieren mit Korrespondent und Tags
- Bekannte Absender → nach gelernten Regeln behandeln
Das Ergebnis: Ich öffne meinen Posteingang noch 1-2x täglich — und er ist fast immer leer. Was übrig bleibt, sind nur Mails die wirklich meine Aufmerksamkeit brauchen.
Was ich dafür genutzt habe
- OpenClaw als Orchestrierungsebene für die KI-Assistentin
- Claude (Anthropic) als Sprachmodell für Klassifizierung & Entscheidungen
- Himalaya als IMAP-CLI-Client
- Paperless-NGX als Dokumenten-Management-System
- Google Calendar API für Fälligkeiten
Was wirklich funktioniert — und was nicht
Sehr gut: Newsletter-Erkennung, Rechnungsverarbeitung, Benachrichtigungen. Die KI macht das zuverlässiger als ich es manuell täte.
Aufpassen bei: Mehrdeutigen Mails von unbekannten Absendern. Hier ist ein kurzer menschlicher Blick sinnvoll — daher bekomme ich täglich einen kurzen Telegram-Report.
Insgesamt spare ich schätzungsweise 45-60 Minuten täglich. Das klingt wenig — über ein Jahr sind das 270+ Stunden. Oder fast 7 Wochen Arbeitszeit.
Key Takeaways
- E-Mail ist perfekter KI-Kandidat: regelbasiert, repetitiv, hoher Zeitaufwand
- Automatische Dokumentenablage spart besonders viel Zeit
- Ein täglicher Telegram-Report reicht für die Kontrolle
- Setup-Zeit: ca. 1 Woche; Zeitersparnis: 45-60 Min/Tag
- Kein Vendor-Lock-in — alles auf eigenem Server